Kaip parašyti ataskaitą? Svarbiausios taisyklės

Kas yra ataskaita?

Ataskaita gali būti žodinė arba rašytinė. Dažniausiai ji skiriama vadovams, klientams, institucijoms, investuotojams ar priežiūros institucijoms.

Pagrindinis ataskaitos tikslas – perduoti konkrečią informaciją apie tam tikrą problemą, procesą arba įvykį. Ataskaita gali būti naudojama:

• veiklai apibendrinti,
• tyrimų rezultatams pateikti,
• duomenims analizuoti,
• situacijai įvertinti,
• neatitiktims nustatyti,
• rekomendacijoms pateikti,
• darbų pažangai stebėti,
• projekto eigai dokumentuoti.

Praktikoje ataskaita pirmiausia atlieka informacinę ir sprendimų priėmimo funkciją – ji leidžia skaitytojui padaryti išvadas ir imtis konkrečių veiksmų.

Kokiomis savybėmis pasižymi gera ataskaita?

Nepriklausomai nuo ataskaitos rūšies, dokumentas turėtų atitikti kelis pagrindinius reikalavimus.

• Tikslumas – ataskaitoje turi būti pateikiama tik konkreti su nagrinėjama tema susijusi informacija. Reikėtų vengti neaiškių formuluočių ir bendro pobūdžio teiginių.
• Dalykiškumas – tekstas turi būti glaustas, logiškas ir nuoseklus, o kiekviena informacija – pagrįsta duomenimis.
• Objektyvumas – ataskaita negali būti paremta asmenine autoriaus nuomone. Išvados turi kilti iš faktų, analizių arba tyrimų rezultatų.
• Nuoseklumas – dokumente turi būti išlaikyta vienoda struktūra, stilius ir pateikimo būdas.
• Aiškumas – tinkamai parengta ataskaita leidžia greitai rasti svarbiausią informaciją, pavyzdžiui, naudojant turinį, antraštes ir skyrius.
• Kalbinis ir dalykinis taisyklingumas – ataskaitoje neturi būti kalbos, stiliaus ir faktinių klaidų. Neteisingi duomenys ar nepreciziškos išvados gali lemti netinkamus sprendimus.

Kaip parašyti ataskaitą?

Rengiant ataskaitą reikia susisteminti informaciją, pasirinkti tinkamą struktūrą ir duomenis pateikti aiškiai bei objektyviai.

1. Ataskaitos temos ir tikslo nustatymas – pirmiausia reikia išsiaiškinti, apie ką bus ataskaita, kokią problemą ji nagrinės, kodėl rengiama ir kas ją skaitys. Nuo to priklauso informacijos apimtis ir dokumento kalba.
2. Duomenų rinkimas ir tvarkymas – ataskaita turi būti paremta patikimais šaltiniais ir konkrečiais duomenimis. Tai gali būti tyrimų rezultatai, statistika, finansiniai duomenys ar stebėjimai. Šiame etape taip pat reikia atrinkti svarbiausią informaciją ir atsisakyti nereikalingų ar su tema nesusijusių duomenų.
3. Ataskaitos struktūros parengimas – prieš pradedant rašyti verta sudaryti dokumento planą ir suskirstyti jį į teminius skyrius. Taip ataskaita bus logiška ir aiški.
4. Ataskaitos teksto rašymas – dokumento turinys turi pateikti faktus, paaiškinti ryšius, pristatyti duomenis ir vesti prie konkrečių išvadų. Ataskaitose dažnai naudojamos lentelės, diagramos ir grafikai.
5. Formatavimo sutvarkymas – ataskaitos grafinis išdėstymas turi būti aiškus ir palengvinti teksto skaitymą. Verta naudoti antraštes, skyrius, punktinius arba numeruotus sąrašus ir paryškinti svarbiausią informaciją. Dažniausiai pasirenkami 11–12 punktų dydžio beserifiai arba serifiniai šriftai ir 1,15–1,5 intervalo eilutės.
6. Išvadų ir rekomendacijų parengimas – paskutinėje ataskaitos dalyje turi būti apibendrinti svarbiausi nustatyti faktai. Jei to reikalauja dokumento pobūdis, galima pateikti veiksmų rekomendacijas, siūlomus pakeitimus arba rizikos įvertinimą.
7. Ataskaitos patikrinimas – prieš perduodant dokumentą reikia patikrinti duomenų tikslumą, išvadų atitiktį analizei, teksto nuoseklumą, šaltinių išsamumą, kalbos taisyklingumą ir techninį parengimą.

Kokia turėtų būti ataskaitos struktūra?

Daug kas priklauso nuo ataskaitos rūšies, tačiau universaliausia struktūra dažniausiai atrodo taip:

1. Titulinis puslapis – jame pateikiama pagrindinė ataskaitą identifikuojanti informacija: pavadinimas, autorius, gavėjas, jei jo reikia, dokumento parengimo data ir vieta.
2. Santrauka – glaustas svarbiausios informacijos, rezultatų ir išvadų pristatymas.
3. Turinys – susistemintas skyrių ir poskyrių sąrašas su puslapių numeriais.
4. Įvadas – ataskaitos temos pristatymas, aplinkybės, analizės apimtis ir pagrindinės metodologinės prielaidos.
5. Pagrindinė dalis – svarbiausia ataskaitos dalis, apimanti problemos aprašymą, duomenų analizę, tyrimo ar įvykio eigą, taip pat pasekmes ir interpretaciją.
6. Išvados – tiesiogiai iš atliktos analizės kylančių rezultatų apibendrinimas.
7. Rekomendacijos – siūlomi veiksmai, sprendimai arba tolesni žingsniai.
8. Bibliografija – visų rengiant ataskaitą naudotų šaltinių sąrašas.
9. Priedai – papildoma ataskaitą papildanti medžiaga, pavyzdžiui, išsamūs tyrimų rezultatai, techninė dokumentacija ar kiti šaltiniai, kurie yra per didelės apimties pagrindinei dokumento daliai.

Ataskaitų rūšys

Galima išskirti kelias ataskaitų rūšis. Jos skiriasi pagal paskirtį, ypatybes arba kintamųjų grupes. Ataskaitos skirstomos pagal:

Ataskaitos apimtį:

• trumpąją (vykdomąją) – iki 10 puslapių, joje pateikiama glausta ir aiški informacija;
• ilgąją (išplėstinę) – daugiau nei 10 puslapių, joje atliekama išsami problemos analizė ir pateikiama daugiau duomenų.

Ataskaitos turinį:

• informacinę – joje pateikiami faktai ir duomenys;
• analitinę – joje pateikiama duomenų interpretacija ir išvados;
• mokslinę – ji paremta tyrimais ir moksline metodologija;
• techninę – ji skirta techniniams arba technologiniams klausimams;
• finansinę – joje pateikiami finansiniai ir ekonominiai duomenys;
• periodinę – ji rengiama reguliariai, pavyzdžiui, kas savaitę arba kas ketvirtį.

Ataskaitos tikslą: ataskaita gali būti, pavyzdžiui, kontrolės, marketingo, pardavimų, nelaimingo atsitikimo tyrimo, tyrimų arba audito ataskaita.

Ataskaitos pavyzdys

Toliau pateikiamas supaprastintas ataskaitos modelis.