Mandagumo frazės el. laiškuose: kaip jas vartoti?

Mandagumo frazės el. laiškuose – kas yra kalbos etiketas?

Kitaip tariant, tinkamos įžanginės ir atsisveikinimo frazės informuoja adresatą, kad esame mandagūs ir mokame oficialiai bendrauti.

Laikai, kai dalykinė korespondencija buvo siunčiama popieriniais laiškais, jau seniai praėjo. Šiandien vyrauja bendravimas el. paštu. Dauguma mūsų kasdien darbe parašo dešimtis žinučių, kurias siunčia kolegoms, verslo partneriams ar vadovams.

Deja, nepaisant įgūdžių rašyti laiškus, daugelis žmonių vis dar daro daugybę klaidų, dažniausiai dėl žinių trūkumo. Dėl to adresatas gali susidaryti neigiamą įspūdį.

Tinkama oficialaus el. laiško struktūra

Kiekvieną žinutę turėtų sudaryti trys elementai:

• įžanga (pasisveikinimas);
• pagrindinė žinutės dalis (tai gali būti klausimas, skundas ar pranešimas);
• atsisveikinimas.

Šiame straipsnyje nesigilinsime į vidurinę dalį, t. y. pagrindinį laiško turinį. Tik primename, kad, nepaisant to, kas yra adresatas, būtina laikytis kalbos etiketo – bendrauti kultūringai, neįžeidinėti ir nespausti žmogaus priimti sprendimą ar atlikti veiksmą.

Prieš analizuodami el. laiško pradžioje ir pabaigoje vartojamas mandagumo frazes, pirmiausia nustatykime, kas yra adresatas. Atsakyti padės šie klausimai:

• Ar pažįstu šį žmogų? (nebūtinai asmeniškai – kitaip tariant, ar jau esame susirašinėję?);
• Koks yra adresato statusas? (universiteto profesorius, vadovas, kolega, valstybės tarnautojas?);
• Kokia jo lytis? (arba ar žinau, kaip žmogus save įvardija?);
• Koks jo amžius? (mano bendraamžis, jaunesnis ar vyresnis?).

Kai žinote atsakymus į šiuos klausimus, lengviau parinksite tinkamas mandagumo frazes – tiek įžangines, tiek atsisveikinimo. Svarbu, kad jos derėtų tarpusavyje: pradžia ir pabaiga turėtų skambėti panašiai formaliai.

Įžanginės mandagumo frazės

Kiekvieną žinutę reikia tinkamai pradėti. Iškart pereiti prie reikalo galima tik tęsiant jau pradėtą susirašinėjimą. Kai į žmogų kreipiatės pirmą kartą, įžangos praleisti nederėtų.

Kokios mandagumo frazės gali būti vartojamos el. laiško pradžioje?

• Gerbiamoji ponia / Gerbiamasis pone – kai žinote adresato lytį;
• Gerbiamieji – kai nežinote, kas perskaitys laišką, pavyzdžiui, rašote bendruoju įmonės adresu;
• Gerbiama direktore / Gerbiamas direktoriau / Gerbiamas profesoriau – kai žinote adresato pareigas ar titulą; kreipinyje galima vartoti pareigų ar titulo formą;
• Gerbiamas Jonai / Gerbiama Rasa – kai pažįstate žmogų ir jau esate su juo susirašinėję arba tęsiate ankstesnį pokalbį;
• Mieli kolegos / Mielos kolegės / Sveiki, kolegos – kai vadovas ar komandos narys kreipiasi į darbuotojų grupę ir nori suteikti laiškui ne tokį formalų toną;
• Laba diena – universalus ir tinkamas pasisveikinimas, net jei adresatas laišką perskaitys vakare.

Ar oficialiame laiške galima pradėti nuo „Labas“ arba „Sveiki“?

Dažna klaida – oficialų laišką pradėti pernelyg neformaliu pasisveikinimu, pavyzdžiui, „Labas“ ar „Sveikas“. Kodėl to reikėtų vengti? Toks kreipinys gali atrodyti pernelyg familiariai ir sudaryti įspūdį, kad adresatui rodoma nepakankama pagarba, ypač jei su juo bendraujate pirmą kartą, jis eina aukštesnes pareigas arba laiškas susijęs su oficialiu klausimu.

„Sveiki“ gali tikti pusiau oficialiame ar kolegiškame susirašinėjime, kai su adresatu jau bendraujate neformaliai. Tačiau pirmą kartą rašant klientui, vadovui, dėstytojui ar institucijai saugiau rinktis „Laba diena“, „Gerbiamas pone“ arba „Gerbiamoji ponia“.

Kaip rašyti įžanginį kreipinį?

Po įžanginio kreipinio lietuvių kalboje paprastai rašomas kablelis, o kitoje eilutėje pagrindinė žinutės dalis pradedama mažąja raide. Forma, kai po kreipinio dedamas taškas, o kitas sakinys pradedamas didžiąja raide, nėra tinkama. Jei pasirenkate trumpą, neformalų pasisveikinimą „Sveiki!“, šauktukas galimas, tačiau oficialiame laiške jo geriau vengti.

Atsisveikinimo mandagumo frazės

Įžanga ir pagrindinė žinutės dalis parengtos, tad metas užbaigti laišką. Kokios atsisveikinimo frazės tinkamos oficialiame el. laiške?

• Pagarbiai;
• Su pagarba;
• Nuoširdžiai – šiltesnė, tačiau vis dar tinkama frazė, ypač palaikant pusiau oficialų ryšį.

Ar frazė „Geros dienos“ tinka kiekviename laiške?

Ne kiekvienas atsisveikinimas tinka oficialiai korespondencijai. Ar galima rašyti „Geros dienos“ arba „Iki pasimatymo“? Tai priklauso nuo konteksto. Tokios frazės gali tikti pusiau oficialiame ar kolegiškame susirašinėjime, ypač jei laiško pradžioje pasirinkote „Laba diena“ arba „Sveiki“.

Vis dėlto oficialiame laiške, ypač kreipiantis pirmą kartą, geriau rinktis „Pagarbiai“ arba „Su pagarba“. Taip pat venkite pernelyg neformalių variantų, pavyzdžiui, „Iki“, „Čiau“ ar vien tik jaustuko.

Kaip rašyti atsisveikinimo frazę?

Po atsisveikinimo frazės kablelis ar taškas paprastai nededamas. Kitoje eilutėje įrašomas parašas – vardas ir pavardė, net jei adresatas žino, kas jam rašo, nes tai matyti iš el. pašto adreso ar siuntėjo duomenų.

Oficialaus el. laiško pavyzdys

Toliau pateikiame oficialaus el. laiško pavyzdį, parengtą pagal šiame straipsnyje aptartas rekomendacijas:

Gerbiamieji,

man labai malonu, kad susipažinote su šiuo straipsniu. Žemiau pateikiu santrauką, kurioje apibendrinau, mano nuomone, svarbiausias išvadas. Kviečiu ją perskaityti ir tikiuosi, kad pravers ateityje!

Pagarbiai

Patricija Vaitkutė